Panaboard - интерактивная доска для совещаний и переговоров

 

Применение > Совещания > Почему у совещаний такая плохая репутация?

Совещания

Что дает копирующая доска Panaboard для совещаний>>
Что дает интерактивная доска Panaboard для совещаний>>
Эффективность совещаний
Что дают электронные доски Panaboard для повышения эффективности совещаний>>
 

Почему у совещаний такая плохая репутация?

Совещания – неотъемлемая черта современной деловой жизни. Только в США ежедневно проводятся почти 11 миллионов совещаний. И хотя многие из нас любят жаловаться на совещания – все мы пока не представляем без них свою работу.

Большинство специалистов проводят или принимают участие в среднем в 62 совещаниях в месяц, и исследования показывают, что более половины этого времени тратится впустую. Если считать, что каждое совещание длится один час, то специалисты каждый месяц теряют на непродуктивные совещания 31 час своего времени, т.е практически 4 полных рабочих дня. Имея такую статистику, не удивительно, что совещания имеют столь плохую репутацию.

Как влияют на нас непродуктивные совещания?

Большинство специалистов, регулярно участвующих в совещаниях и встречах, признаются, что они в ходе совещания нередко уходят в мечтания (91%), вообще не приходят на совещание (96%) или пропускают какую-то его часть(95%). Многие (71%) сказали, что берут с собой на совещание другую работу, а 39% сознались, что им случалось и вздремнуть во время совещания.

Можно было бы посмеяться над такой статистикой, но на самом деле задумывались ли Вы серьезно, какое влияние эти … оказывают на Вас и Вашу организацию?

Некоторые прямые следствия непродуктивных совещаний.

•  Совещания становятся более затянутыми, менее эффективными и дают меньше результатов.

•  Больше совещаний не достигает своей цели

•  Тратя столько времени на неэффективные совещания, у сотрудников остается все меньше времени на свою собственную работу.

•  Неэффективные совещания порождают разочарование на всех уровнях организации.

•  Решения, принятые на непродуктивном совещании, обычно не контролируются должным образом.

Если учесть стоимость рабочего времени персонала, то неэффективные совещания обходятся организациям ежегодно в очень серьезные суммы.

Как же мы дошли до такой жизни?

Хотя все управленцы в целом согласны с тем, что совещания должны быть более продуктивными, очень немногие готовы прилагать для этого усилия. Можно назвать несколько причин такой безответственности.

Большинство из них никогда не имели возможности почувствовать на себе или хотя бы стать свидетелем по-настоящему эффективного совещания, и следовательно, они не осознают важность улучшения качества проведения совещаний.

Для многих, по-видимому, более удобно ничего не менять в сложившейся практике ведения совещаний, как бы ущербна она не была.

Многие проектные группы и команды не могут найти методические материалы и другую необходимую информацию, которые могли бы им помочь в улучшении совещаний.

Большинство сотрудников чувствует, что у них едва хватает времени на выполнение своих прямых обязанностей. У кого есть время и силы заниматься совершенствованием каких-то совещаний?

Управленцы большей частью не хотят замечать, какое негативное влияние оказывает неэффективные совещания в целом на организацию.

Что в итоге?

Частота совещаний действительно растет и специалисты вынуждены принимать участие во все большем количестве совещаний. 64% респондентов в недавнем опросе MCI отметили, что сегодня они участвуют в большем количестве совещаний, чем год назад. Сегодня, когда изменения в бизнесе происходят динамичнее, чем когда-либо раньше, совещания дают нам возможность быть в курсе происходящих событий.

Учитывая то количество времени, которое мы проводим и будем проводить на совещаниях, совершенно ясно, что нам необходимо брать управление своими совещаниями под особый контроль… уже сейчас!

Что можно сделать для улучшения совещаний?

А . Учите азы

Первый шаг в деле улучшения совещаний - это начать с основ, то есть обучить каждого сотрудника организации основам проведения эффективных совещаний. Поскольку совещания глубоко интегрированы в структуру бизнеса, каждый сотрудник должен усвоить основы того, как эффективно проводить совещания, что надо делать, чтобы каждый раз, на каждой встрече , на каждом совещании достигать поставленных целей.

Давая работникам возможность получить необходимую информацию о методах и приемах проведения совещаний, Вы помогаете им понять, как непродуктивные совещания влияют на их рабочую жизнь. А это в свою очередь придает им стимул для улучшения ситуации.

Корпорация Intel – одна из тех организаций, где относятся к совещаниям очень серьезно. Пройдите по переговорным и комнатам для совещаний в любом офисе, на любом заводе Intel по всему миру – и везде Вы увидите постеры с простыми вопросами, относящимися к совещаниям, которые там проводятся.

«Известна ли Вам цель совещания?», «Знаете ли Вы повестку дня», «Знаете ли Вы свою роль?»

Каждому новому работнику – от рабочего в цехе до топ-менеджера – вменяется в обязанность пройти в компании курс обучения по методам эффективного проведения совещаний.

Многие годы это курс вел сам глава компании Энди Гроув, который верил, что правильные совещания являются настолько важной частью корпоративной культуры компании, что это стоит того, чтобы выделять свое время на проведение тренингов для всех своих сотрудников.

«В нашей тренинговой программе мы говорим о дисциплине совещания, - говорит Майкл Форс, - менеджер по корпоративному обучению Intel, - Это не так уж и сложно. Главное – четкая повестка дня, ясные цели и правила, которым все будут подчиняться. Уже эти простые вещи порождают огромные изменения.»

Б. Применяйте эффективные методы проведения совещаний.

Когда в организации каждый понимает важность повышения эффективности совещаний и необходимость обучения соответствующим методикам, основные усилия следует направить на то, чтобы мотивировать работников применять то, чему они научились. Поддержка высшего руководства и неформальных лидеров также очень облегчает внедрение новых методов проведения совещания в деловую среду компании. Когда все члены проектной группы уже осознают важность улучшения ситуации, тогда уже можно переходить к выработке общих правил поведения. По мере того, как эти новые нормы проведения обсуждений и принятия решений закрепятся и станут привычными, каждый в отдельности будет также стараться им следовать.

В. Используйте современные технологии и инструменты для повышения эффективности совещаний

На совещаниях

Акцент на работе в команде в современной бизнес-среде создал условия для внедрения инструментов совместной работы в комнатах для совещаний и переговоров. Эти технологии включают компьютеры, проекторы и интерактивные доски. Их использование позволяет участникам совещания получать доступ к цифровой компьютерной информации, совместно работать с данными и документами и автоматически сохранять результаты обсуждения и принятые в ходе совещания решения – словом, обеспечивают все необходимые функции для эффективного группового взаимодействия.

На рабочем месте

Так же как и в других сферах бизнеса, технологии помогают облегчить проведение совещаний и сделать их более эффективными. Сегодня во многих организациях используется электронная почта, как простой и удобный способ внутреннего обмена информацией без необходимости собираться вместе в какой-нибудь отдельном помещении.

Практически 82% руководителей обмениваются мнениями с коллегами и сотрудниками, используя электронную почту. Однако даже при этом 45% руководителей все еще ощущают перегруженность чрезмерным количеством совещаний, в которых им приходится участвовать. Это показывает, что технологии помогают решить проблему, но сами по себе не устраняют ее.

Через расстояния

Многие организации начали активно использовать видеоконференции. Понимая значимость оперативного обмена информацией в сегодняшней бизнес-среде и учитывая необходимость подключать к решению вопросов экспертов, партнеров, клиентов, находящихся далеко, в других городах и даже в других странах, большинство организаций рассматривает видеоконференции как приоритетный способ проведения совещаний в будущем.

Глен Миллер, директор по видео- и спутниковым коммуникациям компании “Pharmacia & Upjohn” установил корпоративную систему видеоконференции и смог оценить выгоды этой технологии. Возможность взаимодействовать с другими через расстояния дает компании огромные преимущества, - говорит Миллер, - Например, в прошлом году “Pharmacia & Upjohn” удалось уменьшить затраты на командировки сотрудников более, чем на 6 миллионов долларов. Это также позволило освободить около 2000 рабочих дней, которые менеджеры и руководители вынуждены были проводить в дороге. Видеоконференции стали нашим глобальным средством производства.

Заключение

Необходимость проведения наших совещаний очевидна. Теперь дело за тем, чтобы найти методы и технологии, которые способны улучшить наши совещания, научиться пользоваться ими и внедрить в нашу повседневную деловую практику.

Из книги G.D. Kleffer “ The Strategy of Meetings”
Реферативный перевод ООО «Инфологика»

 

   
(с) Инфологика ЛТД. Полное или частичное копирование материалов сайта запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна.
Panaboard - интерактивная доска для совещаний и переговоров
Москва, ул. Алексея Дикого, д. 18Б, оф. 113, 314,
Тел: (495) 231-48-28, (495) 364-2147
E-mail: info@panaboard.ru
Инфологика - специальный партнер Panasonic по интерактивным и копирующим доскам Panaboard